Skip to Content

Hellebrekers

“Slimme oplossing voor Hellebrekers Technieken”

Hellebrekers Nunspeet - Arjan Mensink

SharePoint Online ideaal voor delen van documenten met klanten

Hoe delen we het best onze digitale documenten met opdrachtgevers? Deze vraag hield Hellebrekers Technieken in Nunspeet bezig. LOKO kwam met de oplossing: SharePoint Online van Microsoft. Een slimme cloudoplossing die bijna niets kost. Tenminste, als je deze vooral inzet voor extern gebruik.

Hellebrekers Technieken is specialist in het onderhouden en beheren van technische installaties, van ontwerp tot en met realisatie. Het bedrijf is actief in uiteenlopende branches: van industrie en utiliteit tot sport en recreatie. Een mooi voorbeeld is de technische exploitatie van tien zwembaden in Rotterdam, in samenwerking met Strukton. De gemeente betaalt hiertoe gedurende de contractperiode van tien jaar een vast maandbedrag, wat zekerheid biedt in de begroting.

Eenvoudig en duidelijk

Onder meer voor dit project maakt Hellebrekers gebruik van SharePoint Online. Systeembeheerder Stephan Drost: “Elk zwembad is in SharePoint Online een apart project, met autorisaties voor eigen medewerkers én klanten. Drie servicemedewerkers van Hellebrekers hebben de autorisatie om documenten te delen, te verwijderen en te wijzigen. Aan de klantzijde heeft iedere Manager Technische Dienst van elk zwembad de autorisatie om documenten te lezen. Eigenlijk is het hartstikke eenvoudig en duidelijk.”

Interessant

SharePoint Online bleek voor ons vooral interessant omdat slechts drie medewerkers van Hellebrekers hiervan gebruikmaken. Hoofd ICT Arjan Mensink: “Dat kost ons slechts drie licenties, want Microsoft beschouwt de mensen met wie wij onze documenten delen, niet als gebruikers. Al met al betalen we circa tien euro per maand! Hoe meer medewerkers ermee werken, hoe hoger de maandkosten. Die kosten blijven bij ons dus heel laag. Hoewel we overwegen om ook de servicemonteurs toegang te geven, zodat zij zelf documenten over onderhoud, reparatie en metingen kunnen plaatsen.”

SharePoint-instructie

Niet alleen het gebruik is eenvoudig, ook de opstart is relatief gemakkelijk. Mensink: “LOKO heeft voor ons de licentie aangevraagd bij Microsoft en heeft de basisgebruikers aangemaakt van waaruit we alle projecten kunnen aanmaken. Dat laatste neemt trouwens minder dan een kwartier in beslag. Om ermee te kunnen werken, heeft LOKO een SharePoint-instructie gegeven.”

Meest recente documenten

Zowel Hellebrekers als hun opdrachtgevers zijn tevreden. Mensink: “We zijn blij dat LOKO dit heeft aangedragen. De kosten zijn heel laag en omdat SharePoint Online een cloudoplossing is, voorkomt dit extra serverbelasting. Opdrachtgevers vinden het heel prettig dat zij via SharePoint Online altijd beschikken over de meest recente documenten. En vergeleken met de ouderwetse papieren documenten, kunnen zij in digitale documenten natuurlijk veel eenvoudiger zoeken. De klant logt trouwens in zijn eigen omgeving in. De documenten staan netjes gerangschikt tegen de achtergrond van het eigen logo of een passende bedrijfsfoto. Dat presenteert nét even professioneler en belevingsvoller.”

Uitstekend voorbeeld

LOKO werkt sinds 2004 voor Hellebrekers. Mensink: “LOKO verzorgde al diverse serverinstallaties en -migraties. Het dagelijkse beheer ligt in handen van onze ICT-afdeling, die naast mijzelf als Hoofd ICT bestaat uit twee systeembeheerders. Dankzij de inzet van LOKO kunnen we onze afdeling dus compact houden. Wat mij zo bevalt in de samenwerking? Dat LOKO doet wat ze belooft. En dat ze met ons meedenkt. Daarvan is SharePoint Online een uitstekend voorbeeld.