Skip to Content

Skylift

“Eén doorlopend proces van offerte tot facturering”

Minder handmatig werk en minder foutkans

Het is hard gegaan. In 2004 begon SkyLift als driemanschap. Inmiddels werken er 175 mensen. Vanwege de groei, knelde de financiële automatisering. In 2015 ging het bedrijf over naar de administratieve software Exact Globe. Een omvangrijke opdracht die LOKO uitvoerde in nauw samenwerking met de klant. Resultaten? Minder handmatig werk en minder foutkans. En: real-time managementinformatie. SkyLift is specialist in het onderhouden, repareren en moderniseren van bestaande liftinstallaties. Bij een calamiteit is het bedrijf snel ter plaatse; dag en nacht. SkyLift werkt vooral voor Verenigingen van Eigenaren (VvE’s), vastgoedeigenaren, vastgoedbeheerders en woningcorporaties door heel Nederland.

Bedrijfsprocessen goed managen

Adjunct-directeur Thijs Jansen: “Om onze bedrijfsprocessen goed te kunnen blijven managen, zochten we naar uitbreiding van onze software. Zo wilden we onze inkoopfacturen voortaan digitaal kunnen inscannen en doorboeken. De papieren werkwijze was te omslachtig en te beperkend. We stelden deze vraag aan LOKO, onze eerste kennismaking met hen. LOKO adviseerde ons Scansys. Deze software bleek echter niet compatible met ons toenmalige pakket, maar wél met Exact. Daarmee konden wij bovendien een sprong wagen met onze financiële administratie.”

Vertrouwen in Exact

Na zorgvuldige inventarisatie besloot SkyLift over te stappen op Exact. Procesmanager Arne Herrebrugh: “LOKO hield interviews met medewerkers. Dit om onze werkwijze te doorgronden en deze te vertalen naar Exact. LOKO maakt een testomgeving en voerde proefconversies uit. Daarna startte de implementatie. Speerpunt was de financiële administratie. Die moest beslist over vóór 1 oktober, de start van het nieuwe boekjaar. En dat lukte. Best spannend; de eerste BTW-aangifte en de eerste bulkfacturering. We moesten nog vertrouwen krijgen in Exact. Gelukkig ging dat helemaal goed!”

Rapportagesysteem Sumatra

Belangrijk is ook de rapportagetool Sumatra die LOKO eveneens implementeerde. Financieel manager Mark van Burgsteeden: “Voorheen haalden we data uit het financiële systeem en verwerkten deze in Excel tot rapportages. Best tijdrovend. Met Sumatra kunnen we veel meer en veel betere rapportages maken. Sumatra haalt informatie uit Exact en uit ons eigen maatwerkpakket dat we gebruiken voor de uitvoering. Sumatra genereert realtime informatie voor elke afdeling. Over werkzaamheden, materialen, financiën en marges. De tool biedt heldere rapportages in de vorm van grafieken en tabellen. Voor gedetailleerde informatie klik je door.”

Eén doorlopend proces

Het systeem draait al behoorlijk goed. Momenteel werkt LOKO aan verdere optimalisatie. “Arne: “We willen de rapportagetool Sumatra nóg beter inrichten. Verder is LOKO nog volop bezig met de implementatie van onze buitendiensttool Synergy. Onze verkooporganisatie maakt hierin al wel alle offertes. Uiteindelijk is het de bedoeling dat medewerkers er alle verkoopinformatie inzetten. We willen deze informatie in één doorlopend proces kunnen doorzetten naar de uitvoerende afdelingen,