Processen

De 6 fasen van het automatiseren van bedrijfsprocessen

Door 13 januari 2020 Geen reacties

De 6 fasen van het automatiseren van bedrijfsprocessen

 

Om te bepalen hoe bedrijfsprocessen te automatiseren zijn, moeten we eerst begrijpen waarom het interessant kan zijn voor een organisatie om hun processen te automatiseren.

Laten we bij begin beginnen en dat is met de vraag: “wat is een bedrijfsproces?”

Een bedrijfsproces is het gehele verwerkingspad dat begint met bijvoorbeeld een verzoek van een klant en eindigt met een resultaat voor de klant. Een proces heeft altijd een trigger en een eindpunt. Bedrijfsprocessen overschrijden vaak afdelingsgrenzen en zelfs organisatorische grenzen. Dit wil zeggen dat er ook meerdere vormen van communicatie bij komen kijken.

De vraag die we daarna kunnen vragen luidt: “wat is bedrijfsproces automatisering (BPA)?”

Bedrijfsproces automatisering, ook wel BPA genoemd, verwijst naar het gebruik van technologie om bedrijfsprocessen of verschillende zakelijke workflows te automatiseren. Het automatiseren van een proces kan handmatige inspanningen vervangen. Om knelpunten te identificeren en op te lossen, de kosten van uw bedrijf te beheersen, de dagelijkse processen zo efficiënt mogelijk te maken en de effectiviteit van de mensen die bij uw processen betrokken zijn te waarborgen. Bedrijfsproces automatisering moet niet worden verward met bedrijfsprocesbeheer: een grotere discipline die het beheer van complexe organisatiebrede processen met verschillende methoden omvat.

Bedrijfsproces automatisering is de bekende manier om processen in een organisatie te implementeren door middel van de volgende activiteiten:

  • Gebruik van specifieke technologieën
  • Integratie van gegevens en systemen
  • Controle van workflow
  • Takenverdeling
  • Real-time monitoring

Hoe kunnen bedrijfsprocessen effectief worden geautomatiseerd? Bijvoorbeeld door het gebruik van de technologie van BPMS, Business Process Management Systems. Bij het gebruik van tools die specifiek zijn ontwikkeld om bedrijfsprocessen te automatiseren, moeten 6 stappen worden gevolgd en op de best mogelijke manier worden uitgevoerd.

Nu zal ik de 6 stappen langsgaan en elke stap uitlichten, zodat jij de voordelen van het automatiseren van processen kan zien.

De 6 fasen van het automatiseren van bedrijfsprocessen met BPMS:

 

1 – Maak interface-prototypen

We beginnen met het maken van een (digitale) blauwdruk van de huidige situatie. Welke processen hebben we en welke zijn te automatiseren. Door dat te doen, wordt de beste manier vastgesteld om de vormen te integreren die als een soort gids voor de menselijke uitvoering zal dienen. We moeten er zeker van zijn dat het proces precies volgens de beschrijving wordt uitgevoerd, door de interactiepunten, het processchema, de gegevensstroom en de standaardindeling te definiëren. Een handige gratis tool om een processtroom in beeld te brengen is de website draw.io.

2 – Creëer integraties

In deze stap integreren we de databanken en systemen die in het proces worden gebruikt, zoals gedefinieerd in het procesontwerp. Onthoud: een goed procesontwerp heeft draagvlak, geeft je een goed beeld van inrichting. Ook voldoet het aan de opgestelde eisen en misschien nog het belangrijkste: het proces is realiseerbaar voor jouw organisatie.

3 – Pas de bedrijfsregels toe

Bedrijfsregels staan ​​het verminderen van herhalende activiteiten in het proces toe. Wanneer we BPMS gebruiken bij het automatiseren van bedrijfsprocessen, is het mogelijk om de toepassing van deze regels om te zetten naar parameters, zodat het besluitvormingsproces naar behoren werkt. Het kan je ook helpen begrijpen wat de workflow is.

4 – Monitor bedrijfsactiviteiten

Het monitoren van bedrijfsactiviteiten is één van de voordelen van het gebruik van BPMS om bedrijfsprocessen te automatiseren. Monitoren maakt het mogelijk om de informatie over de procesresultaten in realtime en op KPI’s in handen te hebben, wat vooral via dashboards veel gemakkelijker te analyseren en te begrijpen is.

5 – De check

Het doel in deze fase is om de procesuitvoering te volgen om te controleren of het verkregen resultaat helemaal naar wens is, met integratie van de gebruikte technologie, de tools, de interface en de gebruiker. Tests met gebruikers worden veel gebruikt in deze fase. Het is belangrijk dat de procesuitvoering past bij jullie bedrijfsvoering.

6 – Productie

Nadat we akkoord zijn met het eindresultaat, komt het proces in de fase van ondersteunde operatie, met een directe follow-up, die het IT-team helpt om het te implementeren, te bewaken en vragen te beantwoorden. Het is niet onmogelijk om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder de hulp van BPMS-tools, maar dit vereist een veel hogere mate van inspanning, vooral van het personeel.  Zij moeten constant gemonitord, maar ook gemotiveerd blijven van het werk dat door iedereen wordt uitgevoerd. Volgens LOKO is het veel betrouwbaarder om te zoeken naar passende software die de bedrijfsprocessen automatiseert, wat resulteert in geoptimaliseerde processen, kostenreductie en verbeterde communicatie.

Ook op zoek om jouw bedrijfsprocessen te automatiseren?

Met LOKO Digitalisering vertalen wij jouw werkprocessen naar een digitaal resultaat.

Bekijk oplossing

Laat een reactie achter