Skip to Content

Digitalisering bij Reukema

Reukema Recycling is een van oorsprong Nederlands bedrijf. De missie van het bedrijf is een sterke wereldwijde alliantie te vormen van mensen en bedrijven, actief in de handel en recycling van ferro’s, non-ferro’s en papier.

paper work

Uitdaging

De firma Reukema wilde de processen rondom de inkoopfacturen optimaliseren en moderniseren. De inkoopfacturen werden nog traditioneel ingeboekt, vervolgens moesten deze worden gefiatteerd en dan kon er worden betaald. Inkomende facturen werden geboekt in Exact Globe en rondgestuurd ter fiattering. De facturen moesten vervolgens nog worden gearchiveerd. Door de omslachtige procedure waarbij facturen door meer personen moesten worden gefiatteerd, raakten er nog wel eens facturen kwijt. Mede doordat Reukema diverse vestigingen heeft, was er geen goed overzicht van de factuurstroom.

 

Digitaliseren van documenten

Oplossing

Door de overstap op Elvy worden de inkomende facturen nu gescand en geboekt. De factuur wordt daarna digitaal opgeslagen, gekoppeld aan de boeking, als PDF-bestand in Exact Globe. De fiattering verloopt via het webportaal van Elvy. De factuur wordt door middel van OCR herkend en kan aan de juiste crediteur worden gekoppeld.
Via Elvy krijgt de fiatteur een melding in de mailbox wanneer hij, of zij, een factuur moet goedkeuren. Door te klikken op een link in deze mail wordt er verbinding gemaakt met het webportaal. Hier kan de factuur worden ingezien en gefiatteerd of afgekeurd. Met daarbij een eventuele opmerkingen met een reden.

Resultaat

Groot voordeel is dat het proces vereenvoudigd en versneld is. Elvy controleert op voorhand al de gegevens van de crediteuren vanwege de directe koppeling met Exact Globe. Doordat de facturen nu digitaal worden opgeslagen, is er veel minder archiefruimte nodig. Geblader in ordners is overbodig: alle gegevens van de factuur zijn eenvoudig terug te vinden via de boeking in Exact Globe.
Het terugvinden van facturen voor accountsverklaringen en jaarafsluiting is veel eenvoudiger geworden. Met één druk op de knop kan de factuur worden afgedrukt.