Uitleg

Microsoft Teams: de op chat gebaseerde werkruimte in Office 365

Door 26 maart 2020juni 24th, 2020Een reactie

Maak kennis met Microsoft Teams: de op chat gebaseerde werkruimte in Office 365

WAT IS MICROSOFT TEAMS?

Chat voor de teams van vandaag

Allereerst biedt Microsoft Teams een moderne gesprekservaring voor de teams van vandaag. Microsoft Teams ondersteunt niet alleen persistente maar ook threaded chats om iedereen betrokken te houden. Teamgesprekken zijn standaard zichtbaar voor het hele team, maar er is natuurlijk de mogelijkheid voor privédiscussies. Skype is diep geïntegreerd, zodat teams kunnen deelnemen aan spraak- en videoconferenties en iedereen kan persoonlijkheid toevoegen aan zijn digitale werkruimte met emoji’s, stickers, GIF’s en aangepaste memes om het zich eigen te maken. Dit is uiteraard ook uit te schakelen als het als vervelend wordt gezien.

Een hub voor teamwerk

Ten tweede brengt Microsoft Teams de volledige breedte en diepte van Office 365 samen om een echte hub voor teamwerk te bieden. Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI en Delve zijn allemaal ingebouwd in Microsoft Teams, zodat mensen alle informatie en hulpmiddelen binnen handbereik hebben. Gesteund door de Microsoft Graph, worden intelligente services opgedoken in de hele werkruimte om te helpen met informatie relevantie, ontdekking en delen.

Aanpasbaar voor elk team

Ten derde, omdat alle teams uniek zijn, heeft Microsoft Teams veel tijd geïnvesteerd in manieren waarop mensen hun werkruimte kunnen aanpassen, met uitgebreide uitbreidingsmogelijkheden en open API’s die beschikbaar zijn op algemene beschikbaarheid. Tabs biedt bijvoorbeeld snelle toegang tot veelgebruikte documenten en cloudservices. Microsoft Teams deelt ook hetzelfde Connector-model als Exchange en biedt meldingen en updates van services van derden, zoals Twitter of GitHub. Verder biedt Microsoft Teams volledige ondersteuning voor het Microsoft Bot Framework om intelligente first- en third-party services in uw teamomgeving te brengen.

Beveiligingsteams vertrouwen Teams

Tot slot biedt Microsoft Teams de geavanceerde beveiligings- en nalevingsmogelijkheden die onze Office 365-klanten verwachten. Gegevens worden tijdens verzending en in rust versleuteld. Net als al onze commerciële diensten hebben we een transparant operationeel model zonder permanente toegang tot klantgegevens. Microsoft Teams ondersteunen belangrijke nalevingsnormen, waaronder EU-modelclausules, ISO 27001, SOC 2, HIPAA en meer. En, zoals klanten zouden verwachten, wordt Microsoft Teams bediend vanuit ons hyperschaal wereldwijde netwerk van datacenters, automatisch ingericht binnen Office 365 en centraal beheerd, net als elke andere Office 365-service.

WAAROM MICROSOFT TEAMS?

Microsoft Teams is een laagdrempelige manier om meer structuur terug te brengen in uw organisatie en om hierin efficiënter met elkaar te communiceren, of op locatie bevindt, onderweg naar een klant bent of thuis aan de slag wil. Microsoft Teams kan op ieder device en overal gebruikt worden en hierdoor kun je een flinke besparing (reistijd, geld, resources) tegemoet zien.
Door de flexibiliteit in het gebruik maar ook het centraal borgen van (project)documentatie houd je meer tijd over voor dingen die er echt toe doen.

1. Het is meer dan alleen chatten

Je kunt het chatvenster in Teams gebruiken om snel met je collega’s te praten. Maar je kunt er nog zoveel meer mee. 

Wil je een bestand delen? Voeg deze gewoon toe in de chat. Daarna kun je met je collega bellen of een videogesprek houden om het bestand rechtstreeks vanuit het venster te bespreken. Je kunt ook een vergadering plannen zonder het chatvenster te verlaten. Door de integratie van de chatfunctie met andere Microsoft-producten zoals OneNote en Office hoef je gedurende het hele gesprek niet meer tussen apps te schakelen. Je kunt alles vinden in het chatvenster. 

 

2. Voor, tijdens en na in vergaderingen

Het kan lastig zijn om vergaderingen voor te bereiden. De agenda staat in één e-mail, overeengekomen acties in een andere. En waar is dat ding gebleven dat je moest bekijken vóór de vergadering? 

Met Vergaderingen in Teams wordt dit alles veel eenvoudiger. Zodra je de vergadering hebt gemaakt, kun je met de deelnemers over de agenda chatten, de bestanden delen die ze moeten bekijken en de vergadernotities en taken bijhouden. Je kunt zelfs controleren wie de onbekende mensen zijn die zijn uitgenodigd. 

Na de vergadering is de opname van het gesprek direct beschikbaar op hetzelfde tabblad, dus als je de vergadering gemist hebt, hoef je niet naar de opname te zoeken. Alles staat er, met de vergadernotities en overeengekomen acties. 

3. Minder e-mails

Je wordt niet meer overspoeld door e-mails. Omdat gesprekken nu op een structurele manier in Teams worden gehouden, hoef je niet meer alle reacties op e-mails door te spitten, die vaak zijn verzonden met Allen beantwoorden. 

En als iemand je een bestand wil sturen of je een korte vraag wil stellen? Daar heb je chat voor! 

4. Verbeterde communicatie en samenwerking

Dankzij de nauwe integratie met Office 365, hoef je niet tussen apps te schakelen wanneer je aan een document wilt samenwerken. Je kunt het Word-, Excel– of PowerPoint-document in Teams maken, dit direct delen met je collega’s en daarna meteen hieraan samenwerken. 

Er worden geen verschillende versies meer verzonden via e-mail, dus is er geen verwarring meer over versies. Je kunt opmerkingen en taken toevoegen en met je collega’s chatten om het document meteen te bespreken. 

5. Blijf overal en altijd op de hoogte

Wanneer we onderweg zijn, moeten we overal van op de hoogte blijven, bereikbaar zijn en toegang hebben tot alle resources. Met de telefoon-app van Teams heb je direct toegang tot al je apps en documenten. Je kunt eenvoudig reageren op chats en gesprekken, met één klik deelnemen aan vergaderingen en blijven samenwerken. Dus zelfs onderweg blijf je volledig op de hoogte. 

“Denk je na over de implementatie van Microsoft Teams? Vergeet dan niet om de gebruikersadoptie hierin ook mee te nemen!” 

De gratis whitepaper

Stap voor stap op weg naar
de moderne werkplek.

Iedereen kan een nieuwe digitale werkplek gaan gebruiken, dat is makkelijk. Maar de werkplek succesvol maken binnen jouw bedrijf en iedereen er de meeste waarde uit laten halen, vereist meer inzet.

Download hem hier

Elke verandering en nieuwe manier van werken brengt de nodige vragen en onduidelijkheden met zich mee, zo ook Microsoft Teams. Door het “Whats in it for me?” duidelijk over te brengen op jouw medewerkers zal er begrip ontstaan voor de verandering die plaats gaat vinden en zal daarnaast ook de nieuwe manier van werken worden omarmd. Wat er uiteindelijk voor zorgt dat de verandering geaccepteerd gaat worden. Een implementatie is pas echt succesvol als iedereen de nieuwe oplossing optimaal gebruikt, toch?

Geef met User Adoption antwoord op de vraag: “Waarom?” en neem geen genoegen meer met software waarvan niet alle functionaliteiten benoemd zijn en waardoor deze dus komt te vervallen op den duur.

Vragen over Teams? We helpen je graag verder.

Stel je vraag

Een reactie

Laat een reactie achter